“Getting Things Done” ist eine Art populaerwissenschaftlicher Begriff fuer individuelle, persoenliche Produktivitatssteigerung.
Ueber Blogs und Internet-Foren hat David Allen seine Ideen, Untersuchungen und Empfehlungen ueber “Stressfreies Arbeiten und Leben” verbreitet. Es ist mittlerweile schon zu einem Kult mutiert und eigentlich auch State-of-the-Art. Jeder Manager, der etwas auf sich haelt hat ein GTD Seminar besucht oder zumindest David’s Buch gelesen.
Auch wenn ich kein Manager bin, so habe ich doch eine Menge Tasks, die auf meinen recht unsortierten ToDo-Listen landen und alle moeglichst vorgestern erledigt sein sollten. David versucht in seinem Buch, seinen Vortraegen und sonstigen Veranstaltungen hier etwas Ordnung in das Chaos zu bringen und ein systematisches Abarbeiten der entsprechenden Aufgaben zu gewaehrleisten. Dabei ist seine Herangehensweise voellig von dem benutzten System oder der darin enthaltenen Tasks abstrahiert. GTD implementierende Systeme reichen von einfachen Papier-ToDo-aehnlichen Listen bis hin zu komplexen Client-Server-Anwendungen in Unternehmensumgebungen um Projekte moeglichst effektiv zu planen und dessen einzelne Aufgaben schnell und gut zu erledigen.
Mein seit Jahren bestehendes (und staendig weiter entwickeltes) ‘System’ von ToDo-Listen zur Organisierung von Dingen, die ich noch erledigen muss, wird hier aufs Extrem perfektioniert. Manchmal habe ich das Gefuehl, es wird ueberorganisiert. Der Grundgedanke geht dabei auf die Unfaehigkeit des Menschen zurueck mehrere Dinge gleichzeitig (wirklich gut) zu erledigen. Es dreht sich also im Grunde alles darum, wie wir unsere einzelnen Tasks richtig, schnell und effektiv erledigen koennen. Dabei wird grundsaetzlich angenommen, das Gehirn koenne sich nur auf eine einzelne Sache / Problemstellung richtig gut konzentrieren. Mal ganz im ernst: Wenn wir eine bestimmte Problemstellung angehen, gibt es doch immer irgendwelche Nebengedanken, die uns doch mehr oder minder ablenken. Seien es auch nur Kleinigkeiten, sie sind da, in unserem Kopf – “Nicht vergessen Klopapier zu kaufen”; “Bill G. bzgl. Kooperation anrufen”; “Naechste Woche Valentinstag – Blumen fuer die Liebste bestellen”; Alles das lenkt ab und muss abgestellt werden. David meint, dies koenne nur durch das “Extrahieren” der zu erledigenden Tasks aus dem Kopf geschehen. Sprich, alle diese noch offenen Angelegenheiten werden niedergeschrieben, in einem Programm gespeichert oder als Audio aufgenommen (nur Beispiele). Sobald diese persisitent festgehalten sind, koennen sie aus dem Kopf verschwinden und machen somit Luft fuer mehr Kreativitaet, Produktivitaet und ein allgemein entspannteres Herangehen. Man stelle sich hierbei nur einmal vor, man arbeite seit Wochen an einem wichtigen Projekt (wie ich z.B. an der Reorganisation, Redesign und dem damit verbundenen, besser skalierbarem Direktmarketing fuer unsere Produkte). Sobald eine solche Aufgabe erfuellt ist, ueberkommt uns das sprichwoertliche “Steine vom Herz fallen” Gefuehl. Dabei spielt es, wie gesagt, keine Rolle, ob es sich um Arbeit, Schule oder Alltags-Probleme handelt. So lange wir dieses Gefuehl nicht erleben, tragen wir diese Last mit uns herum und koennen uns nicht voellig auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, die halt gerade im Moment anliegen.
Nach David’s Untersuchungen und Forschungen mit Unternehmen, Regierungsstellen und Forschungs- und Ausbildungsstaetten hat sich herausgestellt, dass es durchaus moeglich ist, diese bedrueckenden Gedanken bei Seite zu schieben und zumindest temporaer auszublenden. Die beste Moeglichkeit heirfuer ist das schon angesprochene “Extrahieren” der einzelnen Tasks aus dem Kopf auf Papier (oder in den Rechner, PDA, etc.). Wichtig hierbei ist allerdings, dass wirklich ALLES festgehalten wird. Auch nur die kleinsten Tasks, die man fuer (relativ) unwichtig haelt, und deshalb gern weglaesst, muessen ihren Platz ausserhalb des Kopfes finden. Erfolg ist dabei nur moeglich, wenn dies vollstaendig, konsistent und auf Dauer durchgezogen wird. Ausnahmen gibt es nicht.
So viel zum ersten Teil meiner GTD Abhandlung. Wie sich David’s empfohlene Phasen zur Organisation und Optimierung von Aufgaben im Einzelnen darstellen / interpretieren lassen, werde ich in einem spaeteren Beitrag behandeln. Wer schon jetzt genauer daran interessiert ist, kann sich natuerlich gern durch David’s Buch (via Amazon) direkt weiterbilden. Leider habe ich noch keine Deutsche Uebersetzung gefunden. Somit muss mit der englischen Version vorlieb genommen werden.
P.S.: Ich kenne David nicht und stehe auch nicht mit ihm oder seiner Firma in Verbindung. Der Link ist also voellig uneigennuetzig platziert! 😉
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